Decyzja zapadła: zazieleniamy biuro. Jednak zanim do biura wjadą pierwsze Monstery i Fikusy, dział finansowy zada kluczowe pytanie: „Jak mamy to zaksięgować?”.
Z perspektywy budżetu firmowego zieleń to nie tylko estetyka – to pozycja w tabelkach. Możemy podejść do niej na dwa sposoby: jako inwestycję w trwałe aktywa (Capex) lub jako bieżący koszt operacyjny (Opex). Co kryje się pod tymi pojęciami i które rozwiązanie będzie lepsze dla Twojej firmy?
Rozłóżmy to na czynniki pierwsze.
1. Capex – firma kupuje rośliny na własność (inwestycja)
Capex (Capital Expenditure) to wydatki inwestycyjne. W tym modelu firma decyduje się na zakup roślin oraz innych elementów (donic, ziemi, kwietników) na własność. Klient płaci raz (często sporą kwotę), a zieleń staje się majątkiem przedsiębiorstwa.
Jak to wygląda w papierach? Jeśli wartość zakupu (pojedynczego składnika lub zestawu traktowanego jako całość) przekracza 10 000 zł netto (zgodnie z obecnymi przepisami podatkowymi w Polsce), a przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, rośliny wchodzą do ewidencji środków trwałych. Wówczas firma nie wrzuca całej faktury w koszty od razu. Zamiast tego dokonuje odpisów amortyzacyjnych, rozkładając koszt w czasie.
Zalety modelu Capex:
- Wzrost wartości aktywów - firma powiększa swój majątek trwały.
- Amortyzacja - odpisy amortyzacyjne stanowią tarczę podatkową rozłożoną w czasie, co dla niektórych strategii finansowych jest korzystne.
- Jednorazowy wydatek - jeśli firma dysponuje nadwyżką gotówki (Cash rich), może woleć „zamknąć temat” jedną fakturą, zamiast generować stałe zobowiązania miesięczne.
Uwaga: nawet w modelu Capex, usługa serwisowania roślin (podlewanie, nawożenie) będzie zazwyczaj oddzielną fakturą usługową (Opex).
2. Opex – zieleń jako usługa (abonament)
Opex (Operating Expenditure) to wydatki operacyjne. W tym wariancie firma nie kupuje roślin, ale wynajmuje je w ramach kompleksowej usługi (Service-as-a-Product). Płaci się wówczas stały, miesięczny abonament za to, że w biurze jest zielono.
Jak to wygląda w księgach? Sprawa jest prosta. Faktura za wynajem i serwis roślin trafia w całości do kosztów uzyskania przychodu (KUP) w miesiącu, w którym została wystawiona. Pomniejsza ona bieżący podatek dochodowy.
Zalety modelu Opex:
- Ochrona płynności finansowej (Cash Flow) - firma unika zamrażania dużego kapitału na starcie. Zamiast wydawać kilkadziesiąt tysięcy złotych jednorazowo, płaci ułamek tej kwoty miesięcznie.
- Prosta księgowość - brak konieczności wprowadzania środków trwałych, tworzenia tabel amortyzacyjnych i inwentaryzacji doniczek. Jedna faktura = jeden koszt.
- Elastyczność i brak ryzyka - w modelu usługowym można rozwiązać umowę z dostawcą i oddać amortyzowaną zieleń, elementy dekoracyjne (np. zielona ścianka).
- Przewidywalność kosztów - w takim modelu często ujęta jest stała rata obejmująca serwis roślin i wymiany gwarancyjne. Firma nie ponosi dodatkowych kosztów utrzymania kwiatów.
3. Capex czy Opex – co wybrać?
Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi. Wybór zależy od strategii oraz etapu rozwoju firmy.
Warto wybrać CAPEX, jeśli:
- Twoja firma posiada duże nadwyżki kapitałowe i chce zainwestować w środki trwałe.
- Planujecie aranżację biura na wiele lat w tej samej lokalizacji i nie przewidujecie zmian w wystroju.
Warto wybrać OPEX, jeśli:
- Priorytetem jest dla Was płynność finansowa i wolicie w danym momencie przeznaczyć gotówkę na rozwój core businessu.
- Macie biuro w modelu elastycznym lub planujecie relokację w przyszłości.
Niezależnie od tego, czy Wasz dział księgowości woli amortyzować środki trwałe, czy optymalizować bieżące koszty operacyjne, nowoczesne firmy zajmujące się zielenią (takie jak nasza!) są w stanie przygotować ofertę dopasowaną do obu tych ścieżek.
